5 דרכים שבהן רכזי תקשוב ואנגלית יכולים לנצל טכנולוגיה כדי לפנות זמן למה שחשוב באמת
אני מלמד אנגלית, ומשמש גם רכז תקשוב וגם רכז התאמות באותו בית ספר. חמישה שינויים קטנים שבאמת חסכו לי שעות בשבוע - לא כלים מהפכניים, רק החלטות שהפסקתי לדחות.
יש לי שני תפקידים מקבילים באותו בית ספר, חוץ מההוראה עצמה: רכז תקשוב ורכז התאמות. זה אומר שבנוסף להכנת שיעורים, אני האדם שכל מורה פונה אליו כשמשהו טכני נשבר, וגם האדם שאחראי לוודא שתלמיד עם התאמה מקבל אותה בפועל - לא רק על הנייר.
בשנה הראשונה ניסיתי להחזיק את הכול בזיכרון ובניירת. זה לא שרד. הנה חמישה שינויים שבאמת עבדו, לא כי הם מתוחכמים, אלא כי הפסקתי לדחות אותם.
1. בקשות התאמה במקום אחד, לא בזיכרון
בשנה הראשונה, בקשות התאמה הגיעו אליי בכל דרך אפשרית - הודעת וואטסאפ ממורה, פתק מהורה, שיחה במסדרון. התוצאה: שכחתי דברים, לא כי לא אכפת לי, אלא כי אין מערכת שמחזיקה עשרות בקשות בראש.
השינוי: טופס דיגיטלי אחד שכל בקשה עוברת דרכו, גם אם היא הגיעה אליי קודם בעל פה. זה לוקח שלושים שניות להזין, וזה ההבדל בין "אני חושב שטיפלתי בזה" לבין לדעת בוודאות.
2. תזכורות אוטומטיות במקום זיכרון אישי
ועדות השמה, בדיקות תקופתיות, מועדי חידוש אבחון - לכל אלה יש תאריך, ואף אחד מהם לא קורה בזמן שנוח לזכור אותו. הפסקתי לנסות לזכור, והתחלתי להזין הכול ביומן עם תזכורת שבועיים מראש.
זה נשמע טריוויאלי. זה לא. ההבדל בין "אני אזכור" לבין תזכורת שמופיעה בעצמה הוא ההבדל בין בוקר רגוע לבין לגלות בבוקר הוועדה שלא הספקתי להכין את החומר.
3. תיקיית חומרים אחת, לא עשר קבוצות וואטסאפ
כרכז תקשוב, אני שולח חומרים למורים כל הזמן. בהתחלה זה קרה בקבוצות וואטסאפ נפרדות לכל שכבה, וזה אומר שאותו קובץ נשלח חמש פעמים ומתעדכן בחמישה מקומות שונים כשמשהו משתנה.
עברתי לתיקייה משותפת מסודרת לפי שכבה ונושא, עם קישור קבוע שנשלח פעם אחת. עדכון קורה במקום אחד, וכולם רואים את הגרסה העדכנית - בלי לשלוח שוב "התיקון האחרון, הפעם באמת".
4. הפרדה בין דחוף לבין חשוב
זה לא כלי טכנולוגי, זו החלטה - אבל היא זו שגרמה לשלושת הכלים הקודמים בכלל לעבוד. בכל בוקר אני מפריד בין "משהו שדורש תשומת לב שלי היום" לבין "משהו שיכול לחכות עד סוף השבוע", ורק הרשימה הראשונה נכנסת ליום.
בלי ההפרדה הזאת, כל התזכורות והתיעוד בעולם לא עוזרים - כי הכול נראה דחוף כשהוא כתוב באותה רשימה.
5. תיעוד קצר מספיק כדי לחזור אליו
לא כל דבר צריך פרוטוקול. אבל כשמדובר בבקשת התאמה או בהחלטה טכנית שהשפיעה על כמה כיתות, אני כותב שורה אחת - מה הוחלט, מתי, ולמה. לא בשביל תיעוד רשמי, אלא בשבילי, בעוד חצי שנה, כשמישהו ישאל "למה זה ככה" ואני לא אזכור.
מה ניסיתי ולא עבד
רשימה של מה שכן עובד היא חצי סיפור. אלה שלושה דברים שהשקעתי בהם זמן ולא החזיקו:
כלי ניהול משימות מלא. התקנתי מערכת עם פרויקטים, תוויות, תתי-משימות והכול. שרדתי שבועיים. הבעיה לא הייתה הכלי — היא שתחזוקת המערכת הפכה למשימה בפני עצמה, ובשבוע עמוס היא הראשונה שנופלת. חזרתי לרשימה אחת ולוח שנה, וזה מחזיק שנתיים.
להפוך כל שיחת מסדרון לטופס. ניסיתי לאכוף שכל בקשה תגיע דרך הטופס. זה נכשל, כי מורה בהפסקה לא ימלא טופס. מה שכן עבד: אני ממלא את הטופס במקומו, בשלושים שניות, בזמן שאנחנו מדברים. הבקשה נכנסת למערכת, והוא לא צריך לשנות כלום.
להעביר את כל בית הספר לכלי אחד. כרכז תקשוב זה הפיתוי הגדול. ויתרתי. צוות שכבר עובד בשיטה מסוימת לא ישנה אותה כי אני חושב שיש טוב יותר — הוא ישנה אותה כשהשיטה הישנה תכאב לו מספיק. עד אז, התפקיד שלי הוא שהמידע יגיע אליי, לא שכולם יעבדו כמוני.
מה שכל זה בעצם עשה
אף אחד מהשינויים האלה לא היה מהפכני. ביחד, הם הזיזו את המקום שבו אני שם את המאמץ המחשבתי שלי - מ"לזכור שהכול קורה" ל"לעשות את הדברים שבאמת דורשים שיקול דעת".
למדתי את זה, למען האמת, מהתלמידים. תלמיד שנשבר על פסקה בת חמש דקות ואז יושב שעה שלמה ומנהל מערכת שלמה של נתונים בתוך משחק לא סובל מחוסר יכולת - הוא סובל מכך שהקשב שלו נדרש במקום הלא נכון. זה בדיוק מה שקרה לי עם התפקידים: לא היה לי חסר זמן, היה לי חסר מקום בראש.
עוד על ניהול משק בית ומשמרות אפשר לקרוא בקניות בקליק ומחציות בקליק - אני משתמש בשניהם, מאותה סיבה שגרמה לי לשנות איך אני מנהל את התפקידים בבית הספר.
להמשך קריאה
איך בנינו מערכת שעות בית-ספרית באוטומציה מלאה - ומה למדנו על אופטימיזציה
רכז מערכת שעות מחזיק בראש כ-400 אילוצים בו-זמנית, ולא רואה איזה שניים מהם סותרים. זה לא סיפור על תוכנה חכמה - זה סיפור על ההבדל בין בעיית סבלנות לבעיית סתירות.
תהליך ההתאמות בבגרות - מה הורים לא יודעים, ולמה מתחילים בי׳ ולא בי״ב
התאמה שלא מתרגלים איתה לא עוזרת, ומילון אלקטרוני הוא ההתאמה הכי מבוזבזת שאני מכיר. רכז התאמות מסביר מה באמת מגיע, מי מאשר את זה, ולמה חודשי י״ב הם כבר מאוחר מדי להתחיל.
למה אוטומציה של תהליכים היא כבר לא פריבילגיה - אלא חובה לכל עסק קטן ומורה יזם
בניתי את אפליקציות BaClick בזמן שלימדתי במשרה מלאה. לא כי יש לי יותר שעות ביממה מאף אחד אחר, אלא כי הפסקתי לעשות ידנית כל דבר שאפשר להאציל למערכת. זה השיעור שלקח לי הכי הרבה זמן ללמוד.